ساعات پایانی روز کاری مان را دقیقا چطور سپری کنیم؟
ساعت از 4 بعدازظهر عبور کرده و رفته رفته به پایان یک روز کاری نزدیک میشوید، احتمالا نمیتوانید در این شرایط تمرکز کنید و لحظه شماری میکنید که کارت تان را بزنید و دفتر کار خود را به سمت خانه ترک کنید. این وضعیتی آشنا برای بسیاری از ما است.
در این ساعات پایانی احتمالا تنها کاری که میکنیم این است که چشم به صفحه لپ تاپ یا گوشی مان بدوزیم و بی هدف بیهوده گردی دیجیتالی کنیم. اگر خیلی هم به فکر خودمان باشیم فنجانی چای مینوشیم و باز نظاره گر گذشت زمان هستیم.
البته هستند افراد زحمت کشی که آرزو میکردند شبانه روز بجای 24 ساعت 30 ساعت بود. اما واقعیت موجود آن است که بسیاری از ما اسیر بطالت غیربهره ور در محیط کار هستیم. اما چطور میتوان بر این شرایط غلبه کرد و دست کم ساعات پایانی روز کاری خود را با بهره وری بیشینه به پایان رسانیم؟پاسخ؛ انجام کارها و پروژه های به اصطلاح نرم است. این شکل پروژه ها توجه چندانی نمیطلبند و حتی به تلاش و سرمایه خاصی هم نیاز ندارند اما میتوانند بویژه در ساعات پایانی کار به راندمان بیشتر ما کمک کنند. البته این قبیل کارها امتیاز دیگری هم دارند که البته کمی ریاکارانه است اما حداقل موجب میشوند که شما فردی عاطل و باطل در نظر دیگران و بویژه مدیران تان نباشید:
شنبه: زندگی دیجیتالی خود را سر و سامان دهید
در گذشته ارتباطات به صورت فیزیکی بود و وقتی که قراربود ازتباطی به وجود بیاید به صورت کاملا فیزیکی و حضوری این اتفاق می افتاد، اما گسترش شبکه اینترنت و سهولت دسترسی به آن از طریق گوشی‌های هوشمند نه تنها این ارتباطات را کمرنگ کرده، باعث شده همه ما بی‌وقفه در معرض هجوم اطلاعات قرار بگیریم. هر بار که مشغول کاری هستیم با صدای دینگ تلفن همراهمان از جا می‌پریم تا به پیامی که از طریق ایمیل یا سرویس‌های پیام‌رسان برایمان ارسال شده جواب دهیم. تمرکز بر روی کار ، با وضعیت فعلی بسیار سخت شده است. ما متوجه می شویم که یکی از عوارضی که تلگرام و یا دیگر اشکال فناوری به خاطر جذابیت هایشان می تواند به همراه داشته باشند استفاده ی بیش از اندازه از آن و اعتیاد به آنها است.
وانگهی تحقیقات نشان میدهد که بویژه در شرایط جدید محیطهای کاری یک فرد بطور میانگین ممکن است در طول روز حدود سه ساعت را به بررسی ایمیلها و دیگر موارد بپردازد که لزوما هم مرتبط با امور کاری نیستند. این میزان ساعات در ابتدای هفته بیشتر هم هست. در این خصوص توصیه میشود که این اقدامات را صورت دهید:
• از خبرنامه ها، کانالها و صفحاتی که تا بحال آنها را نخوانده اید و یا ارتباطی با علاقمندیهایتان ندارند لغو اشتراک کنید.
• در مورد صندوق پست الکترونیکی خود میتوانید از قابلیتهای موجود برای فیلتراسیون پیامها و دسته بندی موضوعی ایمیلها استفاده کنید. پیام ها قدیمی را پاک کنید و پیامهای خیلی مهم را آرشیو و بایگانی کنید. ایمیلهایی را که نیازمند اقدام در آینده هستند علامت گذاری کنید.
• شماره های تبلیغاتی را در لیست سیاه قرار دهید.
یک شنبه: به پروژه بزرگ در پیش خود بیندیشید و آن را به بخشهای کوچک تر تقسیم کنید
گاهی ما در ساعاتی از روز به دلیل آنکه نگرانیم نتوانیم آن کار را به سرانجام برسانیم اصلا دست به شروعش نمیزنیم. بهتر است در روزهای ابتدایی هفته پروژه های کاری بزرگ را به بخشهای کوچک تر و فازبندی شده تقسیم بندی کنید تا از پس انجامشان برآیید.
دوشنبه: روی مهارت رهبری اندیشه ها در خود کار کنید
اگر به عنوان یک رهبر افکار به رسمیت شناخته شوید، بدون شک موقعیت ها و فرصت های بهتری در انتظار زندگی شخصی و کاری شما خواهد بود. در واقع حرفه ای بودن تنها به اجرای وظایف تخصصی و برنامه ریزی برای پروژه ها محدود نمیشود. بلکه مستلزم آن است که قدمی رو به عقب برویم و روی دانش، مهارتها و اعتبار و برند خود کار کنیم.
با شرکت در سمینارها و کلاسهای آموزشی و همچنین مطالعه محتوای به روز و اثرگذار در حوزه کاری خود میتوانید به یک رهبر افکار در صنعت تان تبدیل شوید. هرگونه توسعه و روند جدید در حوزه تخصصی خود را رصد کنید و دیگران را در این دانش سهیم سازید. این روش میتواند در طول هفته احساس بهره وری بیشتری را نصیبتان کند ضمن اینکه اثرات مفید جمعی هم دارد.
سه شنبه: میزتان را سر و سامان دهید
انسانهای بهره‌ور محیط کاری خود را به گونه ای سر و سامان می دهند که بر راندمان کاری‌شان بیفزاید. بطور خلاصه، باید در چیدمان میز تلاش شود که حس انباشتگی منتقل نشود تا بتوان با آرامش به کارها رسیدگی کرد. فنگ شویی یکی از فلسفه هایی است که میتوان به کمک آن میز خود را به شکل بهینه، کاربردی و منظم چیدمان کرد. فنگ شویی به معنای باد و آب بوده، یک فلسفه و فن باستانی در چین است و برای پیدا کردن دکوراسیون مناسب و چیدمان درست اشیا در ساختمانهای مسکونی، تجاری، باغ و غیره استفاده میشود تا بهترین اثر را بر سلامتی، شادی، موفقیت، هماهنگی و به طور کلی انرژی مثبت چی داشته باشد. مهم‌ترین چیزهایی که باید رعایت کرد، پرهیز از بی نظمی و هرگونه انباشتگی، استفاده از رنگهای مناسب، خطوط منحنی، در نظر گرفتن جهت‌های مناسب است. مي‌توان با مرتب کردن ميز خود به روش فنگ شویی شاهد افزايش جريان انرژي و بهره وری باشيم. البته نتیجه برخی تحقیقات نشان میدهد که افراد خلاق و باهوش میز کار درهم ریخته تری دارند. اما در مقابل تحقیقات زیادی هم نشان میدهند که این درهم ریختگی تمرکز را از بین میبرد و روی بهره وری شما اثر منفی دارد ضمن آنکه چهره ناخوشایند میز شما ذهن مشتریان و یا مدیرانتان را نیز مخدوش میکند. بنابراین حداقل یک روز در هفته در ساعات پایانی روز کاری خود، میزتان را سر و سامان دهید.
چهارشنبه: برنامه ای برای هفته آینده خود تنظیم کنید
آدمهای موفق با یادگیری از گذشته در حال زندگی میکنند و برای آینده برنامه دارند. البته مهم تر از پیش بینی برنامه هفتگی، بررسی اجرای آن برنامه است. بنابراین باید معیاری برای موفقیت خود در طول یک هفته داشته باشیم و آن را با آنچه پیش بینی می کرده ایم، مقایسه کنیم. پس در انتهای هفته باید یه این پرسش پاسخ دهید که هفته بعد «چه کار باید بکنم؟» و در پایان هفته بعد به این پرسش که «چه کار کرده ام؟».
الف) فهرستی از اموری را که علاقمندید در طول هفته اینده تکمیل کنید تهیه نمایید. بهتر است پروژه های بزرگ را به مراحل کوچک تر تقسیم بندی کنید.
ب) فهرست خود را اولویت گذاری کنید
ج) یک جدول زمانی واقع گرایانه برای انجام هر وظیفه تنظیم کنید.
نپرداختن به روزهای پنج شنبه و جمعه به معنای نادیده گرفتن آنها و یا عدم کار در این روزها نیست بلکه آخر هفته ها فرصتی مناسب برای تجدید قوا و تنظیم امور و تعادل بخشیدن به کفه ترازوی زندگی و کار است.
در این ساعات پایانی احتمالا تنها کاری که میکنیم این است که چشم به صفحه لپ تاپ یا گوشی مان بدوزیم و بی هدف بیهوده گردی دیجیتالی کنیم. اگر خیلی هم به فکر خودمان باشیم فنجانی چای مینوشیم و باز نظاره گر گذشت زمان هستیم.
البته هستند افراد زحمت کشی که آرزو میکردند شبانه روز بجای 24 ساعت 30 ساعت بود. اما واقعیت موجود آن است که بسیاری از ما اسیر بطالت غیربهره ور در محیط کار هستیم. اما چطور میتوان بر این شرایط غلبه کرد و دست کم ساعات پایانی روز کاری خود را با بهره وری بیشینه به پایان رسانیم؟پاسخ؛ انجام کارها و پروژه های به اصطلاح نرم است. این شکل پروژه ها توجه چندانی نمیطلبند و حتی به تلاش و سرمایه خاصی هم نیاز ندارند اما میتوانند بویژه در ساعات پایانی کار به راندمان بیشتر ما کمک کنند. البته این قبیل کارها امتیاز دیگری هم دارند که البته کمی ریاکارانه است اما حداقل موجب میشوند که شما فردی عاطل و باطل در نظر دیگران و بویژه مدیران تان نباشید:
شنبه: زندگی دیجیتالی خود را سر و سامان دهید
در گذشته ارتباطات به صورت فیزیکی بود و وقتی که قراربود ازتباطی به وجود بیاید به صورت کاملا فیزیکی و حضوری این اتفاق می افتاد، اما گسترش شبکه اینترنت و سهولت دسترسی به آن از طریق گوشی‌های هوشمند نه تنها این ارتباطات را کمرنگ کرده، باعث شده همه ما بی‌وقفه در معرض هجوم اطلاعات قرار بگیریم. هر بار که مشغول کاری هستیم با صدای دینگ تلفن همراهمان از جا می‌پریم تا به پیامی که از طریق ایمیل یا سرویس‌های پیام‌رسان برایمان ارسال شده جواب دهیم. تمرکز بر روی کار ، با وضعیت فعلی بسیار سخت شده است. ما متوجه می شویم که یکی از عوارضی که تلگرام و یا دیگر اشکال فناوری به خاطر جذابیت هایشان می تواند به همراه داشته باشند استفاده ی بیش از اندازه از آن و اعتیاد به آنها است.
وانگهی تحقیقات نشان میدهد که بویژه در شرایط جدید محیطهای کاری یک فرد بطور میانگین ممکن است در طول روز حدود سه ساعت را به بررسی ایمیلها و دیگر موارد بپردازد که لزوما هم مرتبط با امور کاری نیستند. این میزان ساعات در ابتدای هفته بیشتر هم هست. در این خصوص توصیه میشود که این اقدامات را صورت دهید:
• از خبرنامه ها، کانالها و صفحاتی که تا بحال آنها را نخوانده اید و یا ارتباطی با علاقمندیهایتان ندارند لغو اشتراک کنید.
• در مورد صندوق پست الکترونیکی خود میتوانید از قابلیتهای موجود برای فیلتراسیون پیامها و دسته بندی موضوعی ایمیلها استفاده کنید. پیام ها قدیمی را پاک کنید و پیامهای خیلی مهم را آرشیو و بایگانی کنید. ایمیلهایی را که نیازمند اقدام در آینده هستند علامت گذاری کنید.
• شماره های تبلیغاتی را در لیست سیاه قرار دهید.
یک شنبه: به پروژه بزرگ در پیش خود بیندیشید و آن را به بخشهای کوچک تر تقسیم کنید
گاهی ما در ساعاتی از روز به دلیل آنکه نگرانیم نتوانیم آن کار را به سرانجام برسانیم اصلا دست به شروعش نمیزنیم. بهتر است در روزهای ابتدایی هفته پروژه های کاری بزرگ را به بخشهای کوچک تر و فازبندی شده تقسیم بندی کنید تا از پس انجامشان برآیید.
دوشنبه: روی مهارت رهبری اندیشه ها در خود کار کنید
اگر به عنوان یک رهبر افکار به رسمیت شناخته شوید، بدون شک موقعیت ها و فرصت های بهتری در انتظار زندگی شخصی و کاری شما خواهد بود. در واقع حرفه ای بودن تنها به اجرای وظایف تخصصی و برنامه ریزی برای پروژه ها محدود نمیشود. بلکه مستلزم آن است که قدمی رو به عقب برویم و روی دانش، مهارتها و اعتبار و برند خود کار کنیم.
با شرکت در سمینارها و کلاسهای آموزشی و همچنین مطالعه محتوای به روز و اثرگذار در حوزه کاری خود میتوانید به یک رهبر افکار در صنعت تان تبدیل شوید. هرگونه توسعه و روند جدید در حوزه تخصصی خود را رصد کنید و دیگران را در این دانش سهیم سازید. این روش میتواند در طول هفته احساس بهره وری بیشتری را نصیبتان کند ضمن اینکه اثرات مفید جمعی هم دارد.
سه شنبه: میزتان را سر و سامان دهید
انسانهای بهره‌ور محیط کاری خود را به گونه ای سر و سامان می دهند که بر راندمان کاری‌شان بیفزاید. بطور خلاصه، باید در چیدمان میز تلاش شود که حس انباشتگی منتقل نشود تا بتوان با آرامش به کارها رسیدگی کرد. فنگ شویی یکی از فلسفه هایی است که میتوان به کمک آن میز خود را به شکل بهینه، کاربردی و منظم چیدمان کرد. فنگ شویی به معنای باد و آب بوده، یک فلسفه و فن باستانی در چین است و برای پیدا کردن دکوراسیون مناسب و چیدمان درست اشیا در ساختمانهای مسکونی، تجاری، باغ و غیره استفاده میشود تا بهترین اثر را بر سلامتی، شادی، موفقیت، هماهنگی و به طور کلی انرژی مثبت چی داشته باشد. مهم‌ترین چیزهایی که باید رعایت کرد، پرهیز از بی نظمی و هرگونه انباشتگی، استفاده از رنگهای مناسب، خطوط منحنی، در نظر گرفتن جهت‌های مناسب است. مي‌توان با مرتب کردن ميز خود به روش فنگ شویی شاهد افزايش جريان انرژي و بهره وری باشيم. البته نتیجه برخی تحقیقات نشان میدهد که افراد خلاق و باهوش میز کار درهم ریخته تری دارند. اما در مقابل تحقیقات زیادی هم نشان میدهند که این درهم ریختگی تمرکز را از بین میبرد و روی بهره وری شما اثر منفی دارد ضمن آنکه چهره ناخوشایند میز شما ذهن مشتریان و یا مدیرانتان را نیز مخدوش میکند. بنابراین حداقل یک روز در هفته در ساعات پایانی روز کاری خود، میزتان را سر و سامان دهید.
چهارشنبه: برنامه ای برای هفته آینده خود تنظیم کنید
آدمهای موفق با یادگیری از گذشته در حال زندگی میکنند و برای آینده برنامه دارند. البته مهم تر از پیش بینی برنامه هفتگی، بررسی اجرای آن برنامه است. بنابراین باید معیاری برای موفقیت خود در طول یک هفته داشته باشیم و آن را با آنچه پیش بینی می کرده ایم، مقایسه کنیم. پس در انتهای هفته باید یه این پرسش پاسخ دهید که هفته بعد «چه کار باید بکنم؟» و در پایان هفته بعد به این پرسش که «چه کار کرده ام؟».
الف) فهرستی از اموری را که علاقمندید در طول هفته اینده تکمیل کنید تهیه نمایید. بهتر است پروژه های بزرگ را به مراحل کوچک تر تقسیم بندی کنید.
ب) فهرست خود را اولویت گذاری کنید
ج) یک جدول زمانی واقع گرایانه برای انجام هر وظیفه تنظیم کنید.
نپرداختن به روزهای پنج شنبه و جمعه به معنای نادیده گرفتن آنها و یا عدم کار در این روزها نیست بلکه آخر هفته ها فرصتی مناسب برای تجدید قوا و تنظیم امور و تعادل بخشیدن به کفه ترازوی زندگی و کار است.
منبع:dargi.ir
