اگر احساس می‌کنید که کارمندان شما از جلسات درون شرکت می‌ترسند، احتمالاً در برگزاری این جلسات مرتکب اشتباهی شده‌اید. متأسفانه با اینکه جلسات می‌توانند بستری را برای تبادل ایده‌ها فراهم آورند و به خلاقیت تیم کاری کمک کنند، عدم مدیریت درست جلسات باعث می‌شود که کارمندان حس خوبی نسبت به آنها نداشته باشند. معمولاً دو نوع دیدگاه نسبت به جلسات در کارمندان وجود دارد. آنهایی که تعهد کاری بالایی دارند جلسات را اتلاف وقت می‌دانند زیرا فرصت کار کردن را از آنها می‌گیرند بدون آنکه نتیجه‌ای داشته باشند. این دسته از کارمندان معتقدند که پس از اغلب جلسات هیچ اتفاق جدیدی نمی‌افتد و اوضاع مانند گذشته پیش می‌رود. دسته دوم هم جلسات را اتلاف وقت می‌دانند ولی از این فرصت استفاده می‌کنند و به دور از فشار روزانه کاری به استراحت می‌پردازند. در هر دو صورت جلساتی که می‌توانند به بهره‌وری سازمان کمک کنند تبدیل شده‌اند به غیربهره‌ورترین فعالیت سازمانی؛ دور هم جمع شدن‌هایی که هیچ نتیجه ملموسی از آن حاصل نمی‌شود. 

جالب اینجاست که تعداد زیادی از افرادی که به جلسه می‌آیند اصلاً نمی‌دانند که چرا آنجا هستند. بی‌هدفی و عدم بهره‌وری به تدریج روی رعایت اخلاقیات در محیط کار تأثیر می‌گذارد و کارمندان انگیزه خود را از دست می‌دهند. 

اما مدیران بزرگ سعی می‌کنند جلسات بهره‌وری را با تیم خود داشته باشند. زمانی که بهره‌وری جلسات بالا می‌رود و نتایج آن به صورت عینی برای کارمندان مشخص می‌گردد، کارمندان از اینکه لحظاتی را در کنار مدیر و همکاران خود بگذرانند لذت می‌برند و تلاش می‌کنند به نوبه خود گام مؤثری در جهت انجام بهتر جلسات بردارند. اما مدیران بزرگ چگونه جلسات را مدیریت می‌کنند؟ این موضوعی است که در ادامه به بررسی آن پرداخته‌ایم:

مدیران بزرگ با هدف و برنامه وارد می‌شوند

شاید فکر کنید که بدترین جلسات جلساتی هستند که موضوعات مهمی در آنها مطرح می‌شوند یا تصمیمات مهمی گرفته می‌شوند و فشار بالای این جلسات منجر به عدم رضایت کارمندان می‌شود. اما بدترین نوع جلسات جلسات بی‌هدف هستند. بنابراین ابتدا لازم است به این نکته توجه کرد که قرار است چه دستاوردی از جلسه‌مان داشته باشیم.

در یک تقسیم‌بندی کلی، جلسات به 4 دسته تقسیم می‌شوند:

•جلسات عملیاتی: جلساتی که برای حل یک یا چند مسئله تشکیل می‌شوند.

•جلسات تبادل ایده: جلسات خلاقی که برای بیان ایده‌های جدید و بحث و بررسی درباره آنها صورت می‌گیرد.

•جلسات برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت: این جلسات نیازمند تعامل اعضای تیم تعیین استراتژی هستند.

•جلسات برنامه‌ریزی بلندمدت: در این جلسات مدیران ارشد یک سازمان حضور می‌یابند و اهداف و چشم‌انداز بلندمدت شرکت را تعیین می‌کنند یا مورد بازنگری قرار می‌دهند.

همانطور که مشاهده می‌کنید هیچ کدام از این جلسات اهداف مشترکی با یکدیگر ندارند بنابراین لازم است قبل از ورود به جلسه نوع آن مشخص شود و بر اساس آن، اهداف جلسه تعیین گردد. با این کار می‌توانید دستور جلسه را طراحی کنید و تعیین کنید که حضور چه کسانی در جلسه ضروری است. همچنین با این اقدام خود به حاضرین در جلسه نشان می‌دهید که از جمع شدن کنار یکدیگر هدف مشخصی را دنبال می‌کنید.

به برنامه احترام بگذاریم

برای برگزاری یک جلسه بهره‌ور، مدیریت زمان الزامی است. بنابراین باید برای هر قسمت از جلسه محدودیت زمانی در نظر گرفت تا افراد شرکت‌کننده تمرکز بیشتری روی مطالب داشته باشند. به زمان کارمندان خود احترام بگذارید. اگر مدیر به مدیری شهرت یافته باشد که جلسه را سر وقت شروع می‌کند و طبق برنامه به پایان می‌برد، کارمندان با انگیزه در جلسه شرکت خواهند کرد. همانطور که زمان ما برای خودمان بسیار ارزشمند است برای سایر افرادی نیز که به جلسه آمده‌اند، زمان‌شان ارزش زیادی دارد. 

به نقش‌ها و سلسله مراتب توجه کنیم

بسته به اینکه چه فرهنگی در شرکت ما حاکم است، باید تنظیمات جلسه را انجام دهیم. مدیر سازمان باید با تیپ شخصیتی افرادی که در جلسه حضور دارند، آشنا باشد و جلسه را به شکلی برگزار کند که بیشترین منفعت را برای افراد و سازمان داشته باشد. عوامل ساده‌ای مانند اینکه مدیر در کجای اتاق جلسات می‌نشیند می‌تواند در روند جلسه تأثیرگذار باشد. در اتاق جلسات به صورت سنتی مدیر در بالاترین جایگاه می‌نشیند تا سلسله  مراتب رعایت شود اما اگر فرهنگ شرکت به صورتی است که سعی می‌شود سلسله مراتب سنتی رعایت نشود، مدیر می‌تواند در بخش میانی میز بنشیند.

آماده باشیم و از پرسنل انتطار آمادگی داشته باشیم

اگر بهترین برنامه‌ریزی‌ها را برای جلسه انجام دهیم اما تمام افرادی که در جلسه حاضر می‌شوند، آماده نباشند، جلسه موفقی نخواهیم داشت. لازم است دستور جلسه،، اطلاعات، وسایل و هر چیز دیگری را که فکر می‌کنیم به بهبود روند جلسه کمک می‌کند قبل از جلسه در اختیار حاضرین قرار دهیم و انتظارات خود را از هر یک از آنها به روشنی بیان کنیم. علاوه بر اینکه مدیر با آمادگی کامل به جلسه می‌آید باید اطمینان حاصل کند که همه اعضا نیز برای حضور در جلسه خود را آماده کرده‌اند.

پیگیری تصمیمات جلسه

اما چیزی که شاید خیلی بیشتر از خود جلسه اهمیت داشته باشد پیگیری برای اجرای تصمیماتی است که در جلسه گرفته شده‌اند. اگر مدیر بعد از جلسه پیگیری‌های لازم برای حصول اطمینان از اجرا شدن تصمیمات جلسه را انجام ندهد، پس از چند بار تکرار این اتفاق، کارمندان دیگر جلسه را جدی نمی‌گیرند چون می‌دانند مدیر آنها به اجرا شدن یا اجرا نشدن نتایج جلسه اهمیتی نمی‌دهد. بنابراین مدیر باید این احساس را در کارمندان خود به وجود آورد که با دقت پیگیر نتایج جلسه است و از آنها انتظار دارد وظایفی را که از ایشان خواسته شده به بهترین شکل انجام دهند.

سبز باشید